Moving From Job-Based to Task-Based Scheduling

Evolucionar de la programación en base a posición a la programación basada en tareas- El entendimiento de los conceptos básicos

Andy Drozinski
Gerente de Proyecto

Si sigue las recientes publicaciones de Logile, ha leído sobre la serie del  “entendimiento de la Programación”. Donde se mencionan los cuatro enfoques comunes para la programación. En éste blog se plantea la utilización de diferentes tipos de datos disponibles que impulsan de diversas formas a la Programación.

Un aspecto que se debe considerar en la programación es la programación en base en posición o tareas. Lo ideal sería que la decisión se tomará mientras el modelo laboral está en su etapa inicial, de manera que cambios y modificaciones pueden hacerse retroactivamente. El decidirse por una programación basada ya sea en posición o tareas tiene un gran impacto en la efectividad del horario. Al igual, los estándares laborales, como las posiciones y tareas deberán ser configuradas en sintonía para aprovechar al máximo las funcionalidades de la programación.  

Antes de continuar definamos unos términos:

  • Un grupo de actividades es un conjunto de estándares laborales que asumen los mismos empleados o grupo dentro de la tienda. Su enfoque puede ser de manera general o granular dependiendo de cómo se aborde, de manera que pueden variar mediante la tienda.
  • La definición de una programación basada en posición es intuitiva, los empleados se programan para completar su trabajo en base a su posición. Eso significa que los estándares son agrupados en conjuntos pequeños de grupo de actividades que se alinean con los roles para ser programados (Ej:caja, almacenamiento o servicio). El turno de un empleado probablemente será compuesto de uno o dos grupos de trabajos. 
  • La programación en base a tareas evoluciona a los horarios al siguiente nivel de detalles. De manera que el empleado puede ser programado con un turno de ocho horas pero se le pueden asignar múltiples grupo de actividades. Dichos grupos de actividades definen en qué tiene que enfocarse el empleado durante su turno ya sea deberes para abrir tienda, limpieza, almacenamiento o preparación.  

La programación en base a tareas proporciona más flexibilidad al programar a los empleados, en vez de agrupar toda la demanda en dos o tres conjuntos por departamento los horarios funcionan de una manera más fija.

Imaginemos una situación. Hay 30 horas de demanda laboral para cubrir en un día para un departamento, y los que administran la programación pueden configurar el sistema para asignar las horas de diferentes maneras.

  • La programación basada en la posición tomara lo que es el equivalente a tres empleados de tiempo completo, para cubrir la demanda y esparcir las horas igualmente mediante el día. En esta situación la tienda no tiene visibilidad referente a cuanto de las 30 horas son utilizadas para tareas de abertura de tienda, cierre de tienda, almacenamiento, etc. todo se va a un mismo lugar
  • La programación basada en tareas programaría un número similar de empleados de tiempo completo, pero más empleados son agendados cuando la demanda de la tarea es más alta que cuando hay menos personal con una alta demanda. Puede que para abrir un departamento requiera más trabajo, como tener listas las vitrinas de exhibición, preparar y tener la comida fresca, etc. La programación basada en tareas permite que más empleados sean agendados durante las horas de apertura para una mejor utilización del trabajo disponible. A diferencia de la programación basada en posición que no proporciona una visualización a este nivel

Para optimizar la programación basada en tareas los empleados deberían ser capacitados de manera transversal mientras sus habilidades se mantienen al día en el sistema de programación. Esto impacta de manera positiva mediante el proceso para la asignación de los empleados. La programación basada en tareas incluso permite que se cambie a un empleado de su funcionalidad primaria a la segunda cuando la demanda no lo requiera en su primer rol, pero las reglas de programación para el mínimo de turnos deben ser respetada.

En general, existe un balance que se tiene que encontrar en la configuración del sistema porque no queremos que las tareas sean demasiado granular, ya que como resultado los empleados estarían en constante rotación de actividades. Lo cual provocaría una baja en la productividad. Como conclusión, si no está utilizando una programación basada en tareas es altamente recomendable que lo haga ya que pondría a su empresa a otro nivel con una programación optimizada.