La Mejora del Pronóstico Comienza con el Modelado de Datos y Estándares Efectivos

Por Dan Bursik
Vicepresidente – Mejores Prácticas

Esta es la Parte 3 de 5 Partes sobre Pronósticos por Dan Bursik. Para leer la parte 2, da clic aquí.

En mi último blog, hablé sobre la necesidad del pronóstico preciso como un enlace vital en la cadena de administración laboral, planificación organizacional y estrategias de ejecución.

  1. No puedes obtener un buen horario con un mal pronóstico.
  2. Si no hay un lugar adecuado para posicionar las horas, entonces no puedes crear un buen horario incluso con un buen pronóstico.
  3. Si no te has puesto serio acerca de tus mejores prácticas, estándares laborales, o modelado laboral, probablemente tendrás mayores desafíos que atender antes de la optimización de la precisión del pronóstico.

Pero vamos a asumir que te encuentras trabajando abriéndote camino en el proceso de administración laboral y ves el pronóstico como una oportunidad. Sigue siendo importante considerar qué estás pronosticando y si tu enfoque general para los datos del pronóstico están alineados con tu objetivo final de poner a las personas correctas en el lugar correcto, al momento correcto, haciendo las cosas correctas. Por lo que sé, es por lo que el objetivo y el pronóstico preciso son críticos.

Así que piensa en ese objetivo y considera lo que estás pronosticando y cómo lo estás pronosticando. Esta pregunta le interesa a la granularidad del elemento de tu pronóstico (e.g. artículos de departamento, categoría de artículos, artículos UPC específicos, etc.), al tiempo granulado de tus datos (e.g. semanal, diario, volumen de intervalos de 15 minutos, etc) y a las métricas que estás utilizando (e.g. ventas, artículos, clientes, etc.) que estás aplicando a tus estándares.

Vamos a considerar las necesidades laborales del mostrador de servicio de Salchichonería. Algunas empresas usan los negocios como la métrica de pronóstico principal (o incluso la única) para cuantificar el volumen del negocio. Algunos lo lo conducirán por artículos, algunos por clientes y otros por libras, los cuales pueden ser apoyados por datos en el departamento, categoría, sub-categoría o niveles de artículos. En los casos donde la información del departamento es la que conduce, la porción del negocio que requiere trabajo de servicio podría ser una distribución fija del total de Salchichonería. Si se conduce a niveles más bajos esta reunión se hará mucho más dinámica día por día y por tiempo del día.

Usemos un grupo de tres ejemplos de Salchichonería para ilustrar cómo los datos correctos pueden capturar o enmascarar el contenido del trabajo escondido. Pregúntate si el tiempo es diferente para cada uno de los siguientes escenarios:

  1. Un cliente compra 10 lbs. de jamón rebanado en un paquete.
  2. Un cliente compra 10 lbs. de jamón rebanado en  10 paquetes de 1 lb. cada uno.
  3. Diez clientes quieren, cada uno, 1 lb. de jamón rebanado.

Espero que sea obvio que, a pesar de que cada escenario implica vender 10 lbs. de jamón o el mismo valor del dólar en cada caso, el contenido de trabajo de estos tres escenarios es significativamente diferente. Para hacer que cada uno de estos escenarios refleje la cantidad correcta de trabajo y cumpla con los objetivos de tu servicio, se necesitan presentar 3 factores de volumen en la metodología de tu pronóstico y, preferentemente, en la granularidad de tiempo en intervalos de 15 minutos.

  1. Número de clientes a servir
  2. Número de artículos (paquetes) para hacer
  3. Número de libras a rebanar o producir

Así que, ¿cómo actuó tu enfoque para pronosticar la carga de trabajo en el mostrador de servicio de Salchichonería en estos tres ejemplos? ¿Tu enfoque capturaría el trabajo de diferente manera en cada escenario?

No es que no lo puedas conducirlo desde las ventas, o, más sencillo, desde artículos, o desde clientes o libras, es sólo que la mejor manera de hacerlo es ser capaz de administrar las tres unidades de medida de manera dinámica. Esto hace al tamaño del paquete y de orden dinámicos día por día y por tiempo del día. ¿Eso es importante? Sin duda, yo conozco retailers que dirán firmemente que sí, sí lo es.

Si no estás pronosticando a este nivel de detalle, vas a necesitar preguntar, ¿cómo podrías proporcionar el servicio correcto a tus clientes y cómo programar al número correcto de asociados en el tiempo correcto?

¿Habrá sido que nadie pensó en preguntar si tales datos podrían ser capturados? ¿Habrá sido que el POS o tus sistemas de escalas no lo proporcionaron? ¿Habrá sido que tu pronóstico de trabajo y sistema de programación no lo pudieron administrar? ¿Habrá sido una decisión consiente o será una que deberías volver a revisar? Podrías gastar el mismo número de horas al día, pero si tu negocio espera niveles más alto de trabajo por la tarde que en el mañana, necesitas asegurarte que tienes una mejor cobertura en la tarde que en la mañana y tienes una mezcla de asociados con habilidades más altas en la tarde que en la mañana.

En cuanto a la granularidad de los datos, ¿estás capturando los detalles a nivel departamento? ¿A nivel de categoría? ¿A nivel UPC? ¿Está tu modelo laboral desarrollado con los datos correctos? ¿Heredaste lo que obtuviste y simplemente lo aceptaste o de verdad obtuviste lo que necesitabas para construir el modelo laboral de manera eficiente? ¿Vives con lo que tu equipo de información tecnológica acordó entregarte en lugar de lo que de verdad necesitas? ¿O fueron tus datos diseñados para ser simplificados debido a limitaciones operativas de tus proveedores de soluciones? ¿Cuál es el valor de darle una nueva mirada a los datos que necesitas para cumplir con tus necesidades hoy?

Sobre el tiempo de granularidad, ¿estás capturando y utilizando los datos relevantes en la frecuencia semanal? ¿en la diaria? ¿o en intervalos de 15 minutos? ¿Están los datos lo suficientemente granulados para proporcionar el mejor servicio a tus clientes, asumiendo que puedas encontrar una manera de pronosticar a la granularidad del tiempo?

¿Es el trabajo de un encargado de servicio en Salchichonería el único lugar donde esta clase de desafío ocurre, donde múltiples unidades de medición son requeridas para obtener el contenido de trabajo cuantificado de la mejor manera? No, aparte de cualquier otro mostrador de servicio que puedas tener (Carne, Mariscos, Panadería, Comidas, Servicio al Cliente) lo mismo pasa con muchas otras operaciones.

La carga de trabajo de cajero debería estar dividido en express y no express (con los registros de departamento y volúmenes de registro de salida excluidos). Después de eso, su carga de trabajo es una combinación de interacción de clientes y procesamiento de artículos. Algunos procesos del cliente es interacción directa con el cliente, tiempo para conocer, saludar y agradecer. Otras partes del tiempo del cliente debería basarse en los tipos de licitaciones que se procesan. (e.g. efectivo, crédito con firma, crédito sin firma, débito, WIC, SNAP, cheques, etc.). Entonces, los artículos procesan el tiempo por el tipo de método requerido (e.g. escaneado, ingreso de clave, peso y con clave, etc.).

Por lo tanto, espero que esos ejemplos ilustren que la estrategia de datos que tomes para el enfoque de tu pronóstico importa mucho. Mientras se combinen de manera más reflexiva tus datos y estándares para anticipar el contenido de trabajo de los planes laborales de tus asociados, más importante se convertirá la precisión del pronóstico. Y es así que el tema del siguiente blog será cómo medir y mejorar en la precisión del pronóstico. Mientras tanto, dale un nuevo vistazo a tus datos y considera si los ajustes están en orden, considera si estás capturando las unidades de medición correctas y si las tienes en el nivel correcto de granularidad.

Para que el pronóstico sea el más importante, tiene que haber un tiempo correcto, el mejor tiempo, para que las horas se posicionen. ¡Una vez que tengas eso, puedes poner a las personas correctas en el lugar correcto, en el tiempo correcto, haciendo las cosas correctas!