Necesitas Autoservicio para Empleados – Aquí el porqué

Andy Drozinski
Gerente de Programa de Clientes

¿Cuánto tiempo al día gastan tus gerentes actualizando la información de sus empleados? ¿15 minutos? ¿Tal vez 30? Ese tiempo se acumula cuando agregamos los datos de todos en la tienda y es mucho más costoso cuando es en múltiples ubicaciones. ¿Por qué no capacitar a los empleados para que administren su propia información? La plataforma de Autoservicio para Empleados habilita a tu organización para que haga precisamente eso.

Esta solución no tiene un enfoque genérico. La operatividad y el acceso otorgados a los empleados se puede configurar con base en lo que se ajuste mejor a los criterios de tu empresa. La mayoría de las compañías permite a sus empleados descargar la aplicación (app) que ofrece acceso a un portal personalizado conveniente y móvil. Una vez registrados, los empleados pueden ingresar directamente a sus perfiles y a sus horarios para actualizar información y pedir cambios.

Estos son algunos ejemplos de las funciones básicas incluidas en muchos portales de Autoservicio para Empleados:

  • Los empleados pueden ver de manera fácil sus horarios desde la app una vez que se publican. Esto elimina llamadas de empleados a sus tiendas relacionadas a las horas que trabajarán así como interrupciones al centro de asistencia para copias de los horarios de los empleados.
  • Los empleados pueden solicitar un cambio de disponibilidad. Sus solicitudes requerirán aprobación de un supervisor, pero elimina los formularios en papel y el ingreso de datos por parte del gerente.
  • Los empleados pueden solicitar permisos a sus gerentes. Los empleados pueden ver en cualquier momento todas las solicitudes que hayan hecho; también pueden escalarlas a otro supervisor. Las reglas de del sistema se pueden configurar de acuerdo al gerente, incluyendo funcionalidad de auto aceptar o auto rechazar solicitudes.

Algunas organizaciones brindan funciones avanzadas a sus empleados. Con el entrenamiento correcto, el constante monitoreo y la responsabilidad adquirida, el autoservicio les da autonomía a los empleados y gerentes dentro de los límites establecidos. Esta libertad ayuda a las empresas a enfocar su visión y misión a diferencia de los cambios manuales día con día. A continuación les comparto algunas opciones de excelentes portales de autoservicio:

  • Los empleados pueden intercambiar turnos. Los empleados pueden identificar un turno que les gustaría intercambiar con otro empleado con las mismas aptitudes y disponibilidad. Luego, el intercambio de turnos debe ser aprobado por su supervisor.
  • El autoservicio ofrece reemplazos y ofertas de turnos. Si un empleado no puede trabajar un turno programado, puede pedir que sea reemplazado. Otros empleados pueden aceptar el turno y trabajar las horas extra. Si nadie escoge el turno, el supervisor llena el espacio con otro empleado.
  • Los empleados pueden solicitar turnos adicionales. Los empleados pueden enviar solicitudes de horas o turnos extra para cualquier día.

A menudo, las compañías entran en conflicto con la cantidad de acceso a los horarios que se les da a los empleados por hora, así como si debería o no usar sus dispositivos durante horas de trabajo. En general, para la mayoría de las empresas es aceptable el dar acceso a cuestiones relacionadas con sus horarios que de todas formas harían en sus tiempos libres.

Para los negocios que se preocupan por la disponibilidad de un autoservicio para empleados sin smartphones, algunas compañías proporcionan acceso a través del portal de la tienda o en el área de descanso. Otras tiendas utilizan los dispositivos móviles ya asignados a sus tiendas. En resumen, las organizaciones encuentran formas para que el autoservicio para empleados esté disponible por los grandes beneficios que ofrece.

Las funciones avanzadas no están solo limitadas a horarios para empleados por hora. Algunas compañías potencian la conectividad para los niveles de gerencia al activar otras funciones como reportes de desempeño, mensajes, envío de tareas, ejecución de tareas y más. Estas posibilidades pueden ser herramientas poderosas para los líderes:

  • Los reportes ad hoc pueden visualizarse o crearse. Los gerentes pueden revisar datos clave cuando quieran, como durante sus caminatas por la tienda con los líderes de los  departamentos.
  • Los mensajes mejoran la comunicación. Cuando el contenido del mensaje no sea justificación suficiente para mandar un correo electrónico o una tarea, los mensajes dentro de la app facilitan una comunicación rápida entre los gerentes.
  • Las tareas se pueden enviar o completar sobre la marcha. La versatilidad del autoservicio facilita el realizar múltiples tareas de forma simultánea, mejorando la eficiencia gerencial y la comunicación dentro de la tienda.

Les daré un ejemplo del poder de una herramienta así. Uno de mis clientes anteriores se dio cuenta de que cuando lo gerentes estaban completando las caminatas por la tienda los departamentos tendían a retrasarse en el cumplimiento de sus objetivos. La tienda tenía un número limitado de dispositivos, así que durante las rondas los gerentes debían compartirlos. Al habilitar tareas a través de la aplicación móvil, los gerentes utilizan sus dispositivos personales en vez de buscar dispositivos disponibles. La eficiencia se vio mejorada de forma completa e incluso producían un bono extra. Los gerentes se dieron cuenta de que asignaban tareas de mejor forma porque tenían una herramienta de autoservicio en las palmas de sus manos.

En general, el autoservicio es un instrumento que fortalece a los empleados a la vez que reduce el trabajo administrativo de los gerentes. Incluso, el autoservicio mejora la precisión de la información de los empleados al momento de crear los horarios. ¡Pruébalo por ti mismo!