Optimización de las limitantes de programación

Olufemi Olowu
Consultor de Retail

Para programar horarios de manera óptima los minoristas incluyen muchas partes complejas en el proceso. El objetivo principal desde la perspectiva de un minorista es producir horarios que cubran las tendencias diarias y semanales, ofreciendo cobertura uniforme en toda la tienda. Los horarios deben ser susceptibles a las necesidades de los empleados e incluir las expectativas acordadas en sus contratos. Puede ser un reto el crear horarios que cumplan los objetivos de los  minoristas y las necesidades de los empleados. Si le agregamos el factor necesidades del cliente mientras trabajamos con las limitaciones de la vida real, ¡se vuelve un rompecabezas de labores minoristas!

Hay muchas versiones de este problema. Sin importar el software de programación que se utilice, éste debe ser lo suficientemente flexible para programar de manera efectiva a los empleados de acuerdo a las necesidades reales de los recursos humanos.Un componente muy importante en la programación son las limitaciones del empleado, incluyendo disponibilidad, reglas de trabajo, certificaciones de los empleados, leyes por estado y más. Esta entrada trata estas limitaciones para tener claridad en satisfacer a los líderes, empleados y clientes en el proceso de programación de horarios.

Ejemplos de Limitaciones
Veamos un ejemplo. Las reglas de trabajo son limitaciones establecidas dentro del espacio minorista por diferentes razones; una en particular dicta cómo se deben programar a los menores de edad. Los menores de edad en este contexto es una categoría de empleados menores de 18 años. Los menores de edad se pueden dividir en diferentes grupos (por ejemplo, 14-15, 16-17, etc) con base en las políticas de la empresa. Cuando una compañía contrata a un menor de edad, deben garantizar que no van a violar ninguna de las reglas estatales en el proceso de resolución del problema. Es beneficioso contar con el apoyo de la dirección así como la tecnología apropiada para generar horarios que prioricen el servicio al cliente y las necesidades de los menores.

Un segundo ejemplo de limitaciones incluye las reglas de empleados de tiempo completo y medio tiempo. A los empleados  de medio tiempo se les garantiza un número de horas a la semana (por ejemplo 40). En cambio a los empleados de medio tiempo se les garantiza un mínimo de horas (por ejemplo, 4) y un máximo (por ejemplo 28) de acuerdo a las políticas de la compañía. Por lo general se programan primero a los empleados de tiempo completo para que se hagan cargo de los intervalos de mayor tráfico. Después, el programa asigna a los empleados de medio tiempo (o las solicitudes de horas de los de medio tiempo) para llenar las brechas que no cubran los empleados de medio tiempo. Si este proceso no se monitorea o mantiene con cuidado, los minoristas pueden encontrarse en conflicto entre el negocio, los empleados y las necesidades del cliente. La situación puede ser complicada para repararla de manera retroactiva.

Incremento en las limitaciones
El balancear los negocios, los empleados y las solicitudes del cliente al considerar las limitaciones de programación es una ciencia y arte a la vez. Si se hace bien, se convierte en un baile hermoso que hace que los minoristas resalten frente a su competencia. Tener a las personas correctas en el lugar correcto a la hora correcta por lo general da como resultado un incremento en la moral de los empleados. Es imperativo que las compañías escojan un software de programación que administre las limitaciones y proporcione los horarios que mantengan la lealtad de los empleados y los clientes. Si se utiliza de manera correcta, el software de programación de horarios puede ayudarnos a identificar las oportunidades en la cobertura. Cuando las brechas se abordan a través de la observación y el análisis, los líderes minoristas pueden brindar y mantener horarios que funcionen para todos.