Programación de Horarios Centralizada: Dejando los Sentimientos Fuera de la Programación

Julie Bushee
Gerente, Servicios de Implementación

El camino que has tomado para evaluar la programación de horarios centralizada debió de hacerte creer que es la decisión correcta para tu organización. Has considerado cuidadosamente los beneficios, tiene sentido tanto de manera financiera, operacional y en términos de eficiencia. Si aún hay algo que te retiene de dar ese gran salto hacia delante, tal vez es un presentimiento, ¿o debería decir un sentimiento? Ya hablé sobre esto en un blog anterior donde evalúo la programación de horarios centralizada:

Cambiar de tener horarios no centralizados a centralizados constituye un cambio organizacional… el cambio es incómodo…

Así que, ahí lo tenemos, el Cambio no se acepta de manera fácil. Tus empleados no están buscando realizar un cambio en su programación, y tú, definitivamente, no te sientes listo para presionar para que haya un cambio en la programación. Pero ¿por qué hay muchos sentimientos involucrados en la programación?

Necesitamos DEJAR LOS SENTIMIENTOS FUERA DE LA PROGRAMACIÓN, ¡Concentrarnos en la programación para las necesidades del negocio!

El sentimiento incómodo se irá sólo cuando este pensamiento se haga obvio, cuando sea lógico, y cuando la programación centralizada empiece a cobrar sentido. Programar lo que te pide la demanda y no la disponibilidad de los empleados forma una gran parte del cambio organizacional que se necesita al adoptar una programación centralizada. Aquí es donde las mejores compañías, con los mejores empleados, se sienten incómodos.

Dejar las emociones fuera del proceso de programación nunca se debe confundir con dejar fuera la autonomía de los empleados. Estamos únicamente hablando de programar con base en la demanda del pronóstico y no a la disponibilidad de los empleados, sé honesto con tus empleados desde la primera entrevista. Tienen un trabajo porque tu compañía necesita entregar bienes y/o servicios a tus clientes, suena simple, ¿cierto? Tus empleados necesitan tener disponibilidad para trabajar ya sea:

  • Durante las horas en que tus clientes necesitan un bien y/o servicio o
  • Durante las horas que se necesitan para producir ese bien o servicio

Pagarles por el trabajo en cualquier otro momento no se consideraría como mejorar la eficiencia operativa y el servicio al cliente. Una vez que tus empleados se den cuenta de que cuando los clientes ganan, todos ganan, la idea de un equipo de especialistas en programación centralizada no suena tan desagradable. Entre más satisfechos estén tus clientes, más visitarán tu organización, ustedes crecerán más, habrán más horas de trabajo disponibles para tus empleados, y serán más felices, y así el ciclo continúa.

Entonces, creo que no estamos quitando todos los sentimientos de la programación, solo los que están relacionadas a una connotación negativa. Necesitamos desviar los sentimientos de miedo que algunos pueden asociar con ser programados por una entidad desconocida… un equipo de programación centralizada. Hay que enfocarse mejor en la responsabilidad que el horario propio representa.

La integración del autoservicio para empleados (ESS, por sus siglas en inglés) es una solución para que tanto los empleados que están al frente, como los gerentes de departamento se sientan preparados en el proceso de programación. El ESS les permite a los empleados administrar su disponibilidad, solicitar días libres, pedir horas de trabajo adicionales y ver sus horarios, todo a su conveniencia. Así mismo, los gerentes tienen el control de aprobar cambios de disponibilidad, solicitudes de días libres, quién intercambia turnos o toma turnos adicionales de trabajo, etc. Lo que alguna vez fue un proceso manual, ahora está agilizado, documentado, y es rápido y fácil.

Aquí hay otro beneficio para lo analices. Hacer cumplir las regulaciones de programación, grupos de trabajo y las normas de menores de edad, etc. es una necesidad en el mundo de la programación. Si tu compañía opera en múltiples estados o regiones, ya sabes que también debes manejar varias regulaciones de programación. Algunos ejemplos son:

  • Reglas de horas de comida y descansos
  • Reglas de los menores de edad, por estado, para la temporada escolar

Tener un sistema de programación que pueda acomodar estas regulaciones es clave, pero contar con un equipo de programación centralizado para mantenerse al día sobre estos cambios de regulación (federal, estatal, local) y asegurar que los empleados estén programados de acuerdo con la ley y las políticas internas, no tiene precio.

Espero que esto te dé una perspectiva de la programación centralizada que no habías considerado antes.

Sigue futuros blogs para tu evaluación de la programación de horarios centralizada. ¿Es lo correcto para tu organización? ¡Puede ser!