Programación de Horarios Centralizada: ¿Es Bueno Para Tu Organización?

Julie Bushee
Gerente, Servicios de Implementación

Centralizar la programación de horarios para tu compañía puede sonar abrumador, intimidante e incluso tal vez más trabajo de lo que en verdad vale. Pero ¿por qué?

El modelo de horarios centralizados disminuye el número de personas a cargo de la programación de empleados actual. En este modelo, una o algunas personas supervisan la programación para todos los empleados en la organización o lugar de trabajo. ¿No es eso grandioso?

Así que, hablemos más a detalle sobre esto, ¿por qué no puede cada compañía incorporar un modelo para tener horarios centralizados si un pequeño equipo podría cumplir la tarea que actualmente se asigna todas las semanas a cada gerente en la compañía?

Bueno, para empezar, cambiar de tener horarios no centralizados a centralizados constituye un cambio organizacional… el cambio es incómodo… te lleva a la “zona desconocida.”

Esto es lo que la compañía cree que es la “zona de confort:”

  • La Gerencia de Tienda conoce mejor a sus empleados
  • Los Gerentes de Departamento están más cerca al trabajo
  • La Gerencia de Tienda sabe qué días y horas del día tienen un mayor aumento de tráfico
  • Los Gerentes de Departamento saben qué turnos prefieren sus empleados y esto los mantiene satisfechos.

No estoy convencida de que estas oraciones sean precisas, al menos, no lo son todo el tiempo. No son precisas en donde le importa más a la compañía. Si se pudiera mejorar la eficiencia operacional y el servicio al cliente, lo harían, ¿cierto?

Aquí hay un par de beneficios clave al incorporar horarios centralizados:

Tener a una persona o un equipo pequeño de especialistas de programación de horarios que supervisen la programación para todos los empleados

Alguien que tiene mejor visión de todo el panorama. Alguien que sabe que la programación es más que sólo asignar un empleado a un turno, alguien que entiende mientras programa que esto no es personal para el empleado, sino que es personal para la eficiencia y servicio al cliente en la organización. Alguien que administre la herramienta correcta para programar para generar un gran horario cada vez sin tener que preocuparse tampoco de las operaciones del día a día de los gerentes “más cercanos al trabajo”.

Es invaluable hacer que un equipo de expertos en programación (que entienda la programación en varios formatos de tienda) tenga conocimiento de los empleados que tienen capacitación cruzada en departamentos secundarios o incluso en tiendas secundarias.

Coherencia en escribir el horario y especialistas en capacitaciones de programación

Si la administración de la tienda conoce mejor a sus empleados, ¿qué sucede cuando el gerente se va? ¿Qué sucede cuando este gerente se va a otra tienda o departamento, y otro gerente toma su lugar? La rotación del personal es inevitable; va a suceder. ¿Qué tan bien maneja la empresa el cambio organizacional?

¿Qué tan bien conoce el nuevo gerente a estos mismos empleados? Creo que podemos estar de acuerdo en que el nivel de conocimiento disminuye drásticamente. En estos casos, tener a un especialista en programación ya no es tan incómodo como ser el nuevo gerente.

En el mundo de la programación centralizada, el nivel de conocimiento no cambia.  El sistema de programación contiene datos de los empleados como:

1) ¿Qué grupos de actividades puede realizar el empleado?

2) ¿En qué áreas del departamento/tienda puede trabajar el empleado?

3) ¿Qué disponibilidad tiene el empleado?

4) ¿Cuántas horas por día y semana puede trabajar el empleado?

Esta transición en la administración se vuelve mucho más fácil cuando el nuevo gerente no tiene que agobiarse desde un inicio con este nivel de detalle. Pueden seguir centrándose en los negocios, aumentar las ventas y el servicio al cliente.

Espero que esto les brinde una perspectiva de una programación centralizada que no hubieran considerado antes. No hay mejor sensación que sentirse cómodo sabiendo que nuestra empresa funciona de manera eficiente. ¡La programación centralizada no tiene que ser intimidante!  ¡Este es un momento en que menos es más!

Sigue futuros blogs para tu evaluación de la programación centralizada. ¿Es lo correcto para tu organización? ¡Puede ser! A continuación, exploraremos tomar las emociones fuera de la programación.