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Claves para la Administración Exitosa del Cambio: Campeones de las 5-S
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por Jorge Jimenez
Administrador del Proyecto e Ingeniero Industrial Senior, Logile, Inc.
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Una de las mayores preocupaciones de las organizaciones que se han asociado con una empresa para realizar cambios importantes, es el cómo introducir, implementar y mantener los cambios operacionales que serán recomendados a lo largo del proyecto. Lo primero, y primordial, es que la organización debe manejar el cambio de tal forma que los asociados lo acepten. Los asociados deben sentir un sentido de propiedad y entender el propósito de la iniciativa para asegurar que se logre su conservación. En otras palabras, ¿cómo se debe manejar la gestión del cambio a medida que las organizaciones desarrollan nuevas iniciativas que afectan el comportamiento de los asociados?
Uno de los programas operacionales más comunes que las organizaciones emprenden es Lean, que es un enfoque sistemático a la reducción de la basura sin sacrificar la productividad. Con cualquier ejecución Lean adecuada, uno de los primeros pasos es implementar una cultura de Kaizen, o mejora continua. La base para fomentar la mejora continua es establecer expectativas claras y estándares, que a menudo se empieza con la limpieza y organización del lugar de trabajo.
Esta filosofía se llama administración visual, con la versión más conocida que es 5-S, se origina en Japón y vagamente se traduce al Inglés como Sort (Clasificación), Set in Order (Orden), Shine (Limpieza), Standardize (Estandarización) y Sustain (Mantener la Disciplina). El resultado deseado de este programa es un lugar de trabajo que está claramente organizado; donde todas las herramientas y suministros, necesarios para completar las tareas, se encuentran en lugares conocidos que facilitan los mejores métodos, sobre los que se construyen los estándares laborales de la industria. Uno de los aspectos más difíciles del proceso es la última S – Sustain. A pesar de ser la última en la lista, las 5-S son un proceso cíclico. El mantenimiento debe ser considerado y planeado al inicio de la iniciativa, ya que, como sucede con la mayoría de los cambios conductuales en el lugar de trabajo, probablemente habrá una resistencia natural al cambio.
La mejor forma de abordar este cambio es involucrar a los asociados desde el comienzo, ya que es más probable que acepten el cambio propuesto si sus ideas, preguntas e inquietudes son atendidas por la organización y por cualquiera de sus socios. Esto dará a los asociados la confianza en los cambios que están a punto de suceder, y un sentido de propiedad y orgullo en su éxito.
Una de las mejores maneras para que una organización involucre asociados y facilite el cambio es crear un programa «campeón», que será un asociado experimentado y respetado entre sus compañeros, que actuará como la voz del resto, dando credibilidad al programa. Su campeón 5-S es más que un canal entre la organización, cualquier socio externo de gestión de la mano de obra, y sus compañeros asociados. Es más que un título; estas personas deben recibir una capacitación significativa y se les dará suficiente tiempo durante sus días de trabajo para cumplir con sus responsabilidades. ¿Cuáles pueden ser esas responsabilidades?
Las metas generales de un campeón 5-S son las de difundir la importancia y los beneficios de la iniciativa, enseñar e implementar el proceso en toda la organización, evaluar y supervisar el cumplimiento del programa, difundir el éxito del programa e inspirar entusiasmo, y crear oportunidades para mejorar el cumplimiento y desempeño de las 5-S.
Importancia de la Difusión
Un campeón 5-S necesita difundir la importancia y el progreso del programa constantemente, debido a que los asociados se unen a las organizaciones a diario. Cuando los campeones 5-S tienen éxito, un programa como el de las 5-S se vuelve parte de la cultura de la organización, pero requiere tiempo. Las herramientas que pueden usar para difundir son posters 5-S y otros carteles que muestren estados pasados y actuales, lemas 5-S, tableros de comunicación 5-S, y boletines 5-S que describan el programa y los éxitos recientes.
Enseñar e Implementar las 5-S
Un campeón 5-S es un componente esencial de la implementación del programa, una vez que una organización ha afinado su enfoque dentro de una tienda modelo. Herramientas que un campeón 5-S puede utilizar para apoyar la implementación de este esfuerzo incluyen, Kaizen (japonés para ‘mejora continua’) o días y eventos 5-S, kits de implementación con las herramientas y artículos necesarios para pasar por el proceso 5-S, apoyos visuales para mostrar el impacto de las 5-S, que muestran el antes y después de las condiciones del lugar de trabajo, y los testimonios (los videos son especialmente efectivos) de compañeros asociados que describen las mejoras de su día de trabajo debido al programa.
Evaluar y Supervisar el Cumplimiento del Programa
La gestión de un programa como 5-S se puede hacer mucho más fácil cuando se ha evaluado el cumplimiento y éxito del programa. Un campeón 5-S puede usar herramientas tales como herramientas sistemáticas de auditoría y evaluación, reportes de rutina del programa y una estrategia para calificar y difundir el desempeño que motiva a los individuos a actuar. Además, el uso de programas y herramientas de cumplimiento de ejecución no sólo permite a los campeones 5-S entender dónde pueden necesitar dedicar más atención, puede revelar los puntos débiles con el programa en general y las oportunidades de mejora.
Comunicar el Éxito del Programa
Para que cualquier programa como 5-S se vuelva parte de la cultura de una organización, o «la forma en que hacemos las cosas aquí», se debe comunicar continuamente el éxito e importancia del programa en toda la organización. Un campeón 5-S puede solicitar diariamente la retroalimentación de los gerentes, asociados, e incluso los clientes, en cuanto a los cambios positivos que han notado y que se pueden atribuir al programa. La distribución regular de boletines, imágenes y videos que compartan nuevas historias de éxito, mantiene a la importancia y éxito del programa como el objetivo primordial en las mentes de los asociados. Esto continuará permitiendo que los asociados tengan un sentido de responsabilidad y orgullo en el programa.
Crear Oportunidades para Mejorar el Desempeño de las 5-S
Aunque partes de la organización esten cumpliendo, excediendo o rezagandose un poco con las expectativas del programa, siempre hay oportunidades para mejorar el desempeño. Un campeón 5-S puede seguir dirigiendo los días y eventos 5-S para difundir en toda la organización. El campeón debe recopilar la retroalimentación de los diferentes niveles de la organización, solicitando comentarios sobre lo que ha funcionado bien para las áreas que están trabajando especialmente bien y compartir esa retroalimentación en toda la organización. El campeón también puede crear un sentido de competencia en la organización al plantear desafíos en relación al rendimiento 5-S, evaluar el éxito y comunicar a toda la organización quién lo hizo mejor, así como posiblemente dar premios por alto rendimiento e innovación.
Aunque específicamente estamos abordando un paso del proceso de gestión de apoyo visual conocido como 5-S, estos principios son sólo maneras de facilitar la administración del cambio y aplican a la mayoría de los programas que una organización quiere implementar. Reconocer a un asociado como el «campeón» del programa, ayuda a sus compañeros a tener un sentimiento de responsabilidad y orgullo, así como a facilitar la resistencia al cambio, siempre y cuando la organización en verdad tome en cuenta las ideas y sentimientos de los asociados. Por último, el «campeón» del programa debe recibir la formación adecuada y el tiempo necesario para llevar a cabo con éxito sus nuevas funciones, ya que la administración del cambio y mantener el programa no es un proceso de una sola vez; es un esfuerzo diario que protege y permite que su inversión en el programa prospere.
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