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Ejecución de Seguimiento Automática
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Nathaniel Sheetz
Administrador de Producto Senior – Administración de Tareas y Comunicaciones
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Una de las razones para implementar una solución de administración de tareas es mantener y monitorear la fidelidad a las mejores prácticas, como se abordó en el artículo anterior. Estas herramientas facilitan la documentación y organización de las mejores prácticas y después promueven la ejecución de las mismas al maximizar la visibilidad de la ejecución a través de la organización.
No obstante, inevitablemente por varias razones, la ejecución en algunos casos no será la más adecuada. Las condiciones estarán fuera de las normas, algunos empleados van a necesitar capacitación adicional y tal vez incluso las evaluaciones en sí no se van a completar de manera oportuna. En algunos casos, una solución de comunicación y tareas puede exponer estas deficiencias, pero, ¿puede hacer algo más que simplemente incrementar la visibilidad?
Además, cuando la ejecución es inadecuada, la visibilidad en la falta de ejecución y sus consecuencias puede que no estén disponibles en la organización, ya sea a nivel de tienda, de distrito o corporativo. Esto presenta un desafío para las organizaciones como retener o rediseñar estas mejores prácticas y procesos, ya que no hay alguna manera para saber qué medidas correctivas se tomaron o cuando se completen. Así que, además de que los procesos potencial mente críticos no se completen, la deficiencia en el cumplimiento puede perderse o seguir sin corregir.
En el sistema de comunicación y tareas de EC5 enfrentamos estos desafíos con una característica llamada disparos. Cuando los disparos están habilitados para una tarea en particular, una condición de fuera de cumplimiento reportado en el recorrido por una tienda o auditoria del cumplimiento causará que se genere una nueva tarea. De manera similar, si la tarea no se completa, una tarea de seguimiento se puede enviar automáticamente.
Estas tareas de seguimiento se pueden enviar a cualquiera en la organización, al cesionario original, a su supervisor, al creador de la tarea, a un destinatario personalizado. Se puede generar más de una tarea de seguimiento para cada condición fuera de seguimiento, permitiendo respuestas complementarias múltiples al mismo problema, así como el destinatario original de la tarea corrigiendo el problema inmediato, y un gerente de tienda y distrito investigando la raíz de la causa.
Las tareas de disparo enviadas al destinatario original también se pueden marcar como disparos «inmediatos», que significa que, para completar la tarea original, la acción de seguimiento debe de completarse primero. Así que, un empleado debe identificar la condición de fuera de cumplimiento e inmediatamente se le pedirá completar un seguimiento apropiado. Esto ayuda a asegurar que los empleados haciendo estas auditorías estén resolviendo los problemas, no sólo registrándolos.
Mientras tanto, estas tareas de disparo se pueden monitorear y rastrear por supervisores y empleados del corporativo. Se pueden reportar de manera separada, haciéndolo fácil para ver no sólo lo que las tiendas están identificando como condición fuera de cumplimiento y la falta consiguiente de abordar las tareas de disparo puede mostrar a la organización en una deficiencia subyacente en el proceso o mejor práctica que se deba de abordar.
Al final del día, a veces, las condiciones de tienda y prácticas no estarán donde deben estar. Pero las tareas de seguimiento disparadas en un sistema cono el EC5 de Logile motivarán la resolución rápida y apropiada cuando se encuentren tales problemas.
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