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¿En realidad es importante la precisión del pronóstico en la compañía?
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por Dan Bursik
Vicepresidente – Mejores prácticas
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Esta es la Parte 2 de una serie de 5 partes sobre el Pronóstico por Dan Bursik. Lea la Parte 1 aquí.
No se puede crear un buen horario partiendo de un mal pronóstico.
Esa es la verdad más llana y sencilla en la administración de labores efectiva y en la administración de los horarios. Si la meta es propiciar las condiciones óptimas para permitir que el equipo de planificación laboral planee el trabajo y trabajen en el plan, entonces es obvia la importancia de un plan efectivo y preciso. ¿Por que es todo un reto para muchos retailers construir un pronóstico efectivo?
A medida que se aborda ese reto, ¿cómo se puede medir el progreso de la forma más significativa? Y, ¿cuál es el enfoque que impulsa la mejora continua, no solo implementar la funcionalidad del sistema del proveedor, sino maximizar su uso en la compañía?
Primero hay que definir lo que constituye un pronóstico efectivo. En pocas palabras, el pronóstico es el esfuerzo de anticipar lo que pasará. Un pronóstico perfecto es aquel que se alinea de manera exacta a los valores reales. La diferencia entre el pronóstico y lo real es el margen de error y la oportunidad para la mejora y la optimización. Acercarse lo más posible es a lo que yo le llamo el proceso de administración de la precisión del pronóstico. Para un operador de tienda, eso se traduce a minimizar el valor delta entre lo que se planeó que sucedería y lo que en realidad pasó.
La precisión de un mejor pronóstico minimiza el ajuste en delta que los gerentes necesitan para manejar situaciones como que al negocio no le vaya según lo esperado (incluyendo si los valores reales son más altos o bajos que lo pronosticado). Hay que recordar que las tiendas ya tienen una cantidad determinada de ajustes a los que deben responder, como sorpresas en la cadena de producción, ausencias inesperadas y la rotación de empleados. Entonces el minimizar el delta debido a la falta de precisión en el proceso de planificación pareciera no ser de ayuda para que las tiendas manejen el negocio de forma más efectiva. ¿La precisión del pronóstico es igual de importante en todas las empresas?
No, y explicaré porqué.
Depende del grado en el que se trabaje para optimizar el trabajo y refinar las expectativas de lo que se entregará a los clientes. Si no se tienen muchos requisitos o si las expectativas son bajas, entonces la precisión del pronóstico se vuelve una prioridad menor en lugar de mayor. Pero la mayoría de las empresas ya no operan de esa manera. Son pocos los retailers que pueden permitirse evitar los costos atribuidos al exceso de trabajo para solventar una planificación pobre y muchas compañías ahora entienden el dicho que menciona que «tener más personal no garantiza un mejor servicio». La satisfacción del cliente significa que los empleados están enfocados en las condiciones de las tiendas y en los estándares de servicio: si se brindan de manera consistente y de forma profesional y amigable, la empresa tendrá éxito. Si se ponen en práctica aleatoriamente, no pasará mucho tiempo para que la competencia vaya un paso adelante.
Por lo tanto, si no se ha pensado seriamente sobre las mejores prácticas y si no se están utilizando estándares laborales de ingeniería para comprender el contenido laboral de lo que los empleados necesitan hacer para representar de manera consistente a la compañía hoy y todos los días, entonces tampoco es necesario preocuparse sobre la precisión del pronóstico. Hay problemas más grandes por los cuales preocuparse.
Si en realidad no se cuenta con un plan óptimo de cómo se traducen los volúmenes a manejar al momento de que la gente necesite hacer su trabajo para que el negocio tenga éxito, entonces la precisión del pronóstico tiene mucho menos valor para su empresa que para el resto. Se puede considerar como un punto de competencia técnica pero probablemente no representará un puntaje mayor en satisfacción del cliente. ¿Por qué?
If there is no right place for the hours to be positioned, then how much value can the most accurate forecast have?
To be sure, if it’s really bad you can make a bad situation even worse, but even a great forecast can’t overcome the lack of a vision to translate business volumes into an effective work plan. Honestly, work on the bigger upstream issues first.
While it is still true that you can’t create a good schedule from a bad forecast, without the right know-how in place you might be in a position that you can’t create a good schedule even with a good forecast.
Let’s say you are beyond that point. You have solid store-specific standards that are tied to best practices that are effectively used across your organization. Those best practices are more than just points of technical reference, they represent the way you train and coach your people and they include your commitments to maintaining workplace safety, food safety and the service culture you want to consistently deliver from your associates to your customers. Congratulations – if your business is positioned well and you have good people executing your vision then you have become a formidable competitor.
Now effective forecasting matters; and it can make a big difference in your success.
I will be exploring important aspects related to effective forecasting, forecasting techniques and forecast accuracy in upcoming blogs. I want you to think about your organization’s commitment to accurate forecasting as a critical component of your success. But it isn’t the only critical component.
Think of your labor management and operational execution strategy as a chain of inter-dependent functionality that includes a vision and strategies for success in your market, best practice operational know-how, great people committed and trained to execute your vision and technical system capacities to help plan your work and work your plan. Like any chain, it is only as strong as its weakest link. Forge stronger links and you develop strength and capacity to succeed.
In my next blog I will be exploring different approaches that various organizations take to forecasting; not just in how they forecast, but what they forecast. It’s the next layer in evaluating whether your approach to forecasting is everything it ought to be.
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