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Enfocando Tu Visión a las Oportunidades
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Por Juan Garcia
Ingeniero Industrial, Logile, Inc.
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Logile ofrece una amplia gama de servicios enfocados a la administración de la mano de obra y aplicaciones de software que ayudan a que nuestros clientes a lograr operaciones más eficientes, mejor servicio al cliente y mayor rentabilidad en general. En el alcance de la administración laboral y consultoría de mejores prácticas, hay un paso crucial en el proceso que promueve mucho los beneficios de la eficiencia.
Los Métodos de Trabajo Eficaces se logran cuando el trabajo, definido por los resultados deseados, se puede lograr con la menor cantidad de esfuerzo y desperdicio, en el tiempo apropiado, produciendo resultados constantes de alta calidad y es seguro y deseable de llevar a cabo. Implementar los Métodos de Trabajo Eficaces se puede dividir en tres fases:
Fase 1 – Identificación de las Oportunidades
El enfoque de Logile comienza al ejecutar un análisis de Pareto, donde documentamos las operaciones más frecuentes y que consumen más tiempo en el área de interés. La clave es seguir el principio de Pareto para determinar el aproximado 20 por ciento de todas las tareas que representará el 80 por ciento de las horas por completar.
Es importante que limitemos y enfoquemos en los procesos más importantes, ya que al mejorarlos facilitará un impacto más rápido en la productividad de la compañía. Una vez que estos procesos se identifiquen, estudiamos los métodos actuales para entender la base, los objetivos de los procesos y áreas de oportunidad. En esta fase, podemos notar muchas áreas de oportunidad como prácticas malas de seguridad, pasos innecesarios e inconsistencias generales de los resultados del proceso.
En esta fase, intentamos analizar y medir cada proceso para definir los problemas. La medición de los procesos con tiempo predefinido y sistemas de mecanismos o tiempo de estudio es crítica para entender el ciclo de tiempo para cada proceso. Usar herramientas como el análisis de valor agregado, diagramas de flujo de los procesos de negocios, gráficas de la actividad y evaluación ergonómica, entre otras, nos ayudan a identificar y definir el problema(s) con el proceso actual.
Una vez que definamos el problema(s) actual, nos comunicamos con los empleados y líderes para documentar los problemas conocidos. También implementamos estrategias como la definición del problema, diagrama de causa y efecto, análisis de causa, mapeo de defectos y otros para identificar la(s) causa(s) de estos problemas en esta fase. Sólo cuando hemos identificado las oportunidades a través de explorar los problemas y causas potenciales de un proceso que queremos mejorar, podemos actuar para mejorarlo, lo que nos lleva a la segunda fase.
Fase 2 – Evaluación y Cuantificación de Métodos
El término “mejor” es subjetivo para estar seguro, y se deben tomar en cuenta demasiados factores incluyendo la eficiencia, seguridad, servicio al cliente y cualquier otro que cada uno de los clientes consideren crucial para operar su negocio. Antes de que generemos nuevos Métodos de Trabajo Eficaces, hay que saber distinguir entre un buen y un mal método, así como los objetivos del proceso sujeto a estudio. Conocer esto cambia la forma en que vemos el trabajo.
Dependiendo de la naturaleza del proceso, los problemas y las posibles causas, podemos utilizar una variedad de principios aplicables para explorar cómo desarrollar un nuevo Método de Trabajo Eficaz. Estos principios incluyen, pero no se limitan a:
- Economía en Movimiento
- Mejorar Movimientos Manuales– Al cambiar los movimientos utilizados para hacer el trabajo, puedes lograr más y ahorrar tiempo y energía. Eliminar trabajo extra, como el doble manejo, caminar y otros movimientos sin valor añadido. Hace el trabajo menos cansado y fácil de realizar
- Organizar el Layout del Trabajo– Al planear cuidadosamente el lugar donde van las cosas y como son almacenadas, puedes eliminar movimientos innecesarios, como agacharse, alcanzar, abrir, buscar, etc., utilizados para recuperar artículos
- Minimizar el Manejo de Materiales– Eliminar o minimizar el trabajo relacionado con mover cosas. Utiliza menos movimientos, distancias más cortas y menos elevaciones
- Diseño de Operación
- Simplificar los Pasos del Método– Crea un método eficiente que contenga solo los pasos necesarios para lograr el resultado deseado
- Utilizar las Herramientas y el Equipo Correcto– Elegir las herramientas y el equipo correctos para facilitar el trabajo y ofrecer un resultado de mejor calidad. Las herramientas ofrecen una ventaja mecánica, por lo que puedes realizar más trabajo con la energía gastada
- Diseño de Servicio
- Simplificar el Proceso y Remover Barreras– Diseñar un producto o servicio teniendo en mente las necesidades del cliente, pero también considera la cantidad de trabajo que involucra su producción o entrega. Un diseño más simple puede ayudarte a ser más productivo. Por ejemplo, crea un diseño que use muy pocas partes o componentes de servicio. O puedes utilizar piezas que encajen fácilmente y con pocas herramientas
- Elementos Humanos
- Ergonomía– Encuentra maneras de lograr el trabajo sin sobrecargar o abusar del cuerpo humano. Utiliza posturas sanas y prácticas seguras de elevación. Diseña estaciones de trabajo ajustables con espacios adecuados. Elimina controla situaciones que requieren movimientos estresantes, como fuerza de agarre o el uso repetitivo de posiciones no naturales de la mano o de la muñeca
- Seguridad– Analiza y elimina peligros del área de trabajo y del método de trabajo. Provee protección en donde no se puedan eliminar los peligros
- Calidad
- A Prueba de Errores– Encuentra maneras de impedir que los errores ocurran donde exista su posibilidad, o que pasen desapercibidos en caso de que ocurran
- Construir Calidad– Define cómo se debe realizar cada uno de los pasos en un método, incluyendo el cómo deben lucir los aportes o nuevos elementos, cómo se ejecutan las técnicas y cómo debe verse el resultado, y así cumplir con las necesidades del cliente
Estos son solo algunos de los principios y enfoques que usamos cuando desarrollamos Métodos de Trabajo Eficaces, y son totalmente dependientes del proceso, problemas, causas y factores que cada cliente valora.
Las ideas para mejorar los métodos son generadas por la primera exposición a los principios de métodos buenos. Una vez que haya un entendimiento de una mejor manera, las aplicaciones son más evidentes. Este es un proceso creativo que puede ser aplicado por un individuo, pero también puede hacerse con un grupo, utilizando un enfoque colaborativo más estructurado. Una vez que determinemos el nuevo Método de Trabajo Eficaz y probemos con el cliente, normalmente queremos cuantificar el impacto en la nómina de producción, en especial si la inversión de capital es necesaria para facilitar el método propuesto. Cuando el método sea acordado, entramos en la etapa final de implementar los Métodos de Trabajo Eficaces.
Fase 3 – Documentación de los Métodos y Administración el Cambio
El último paso que realizamos es definir y documentar el nuevo Método de Trabajo Eficaz en pasos simples y crear documentación que llamamos Hoja de Método Visual (VMS, por sus siglas en inglés). Colaboramos con nuestros clientes para crear estas Hojas de Métodos Visuales, que se usan tanto para capacitar la mano de obra en el nuevo método como para hacer cumplir la adherencia al método con el pasar del tiempo.
Una vez que los VMS se desarrollan, el siguiente paso es desarrollar un programa de capacitación en el que le enseñemos a nuestros clientes que tendrán los procesos, métodos, documentación y la capacitación de los empleados en el futuro. La idea es que mientras más recursos tenga el cliente sobre la capacitación y rollout, los empleados estarán más abiertos de mente en cuanto al cambio.
El objetivo es comunicar la importancia de desempeñar los nuevos Métodos de Trabajo Eficaces de una manera consistente de acuerdo con cómo se ha documentado. Esto es crítico, ya que nuestro siguiente paso en el proceso es construir estándares laborales de la industria que generan las horas ganadas en general que recibe una tienda. Si los empleados no siguen el método en el que estos estándares están basados, no serán capaces de ejecutar la demanda de personal y a última instancia los horarios laborales que se desarrollaron basado en el nuevo Método de Trabajo Eficaz.
Implementar los Métodos de Trabajo Eficaces es sólo un paso para desarrollar un programa de administración de la mano de obra, pero es uno que puede devolver beneficios significativos. Y no todos los Métodos de Trabajo Eficaces que recomendamos se implementarán por cada cliente con el que trabajamos, debido a varias razones. Sin embargo, si seguimos cada fase del proceso, Identificación de las Oportunidades, Evaluación y Cuantificación de Métodos y Administración del Cambio, podemos asegurar que los Métodos de Trabajo Eficaces que desarrollamos son los más impactantes y sustentables posibles.
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