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Gestión visual: Visualizar el éxito
¿Qué es la gestión visual?
La gestión visual es una de las técnicas eficaces diseñadas para que cualquier persona que entra a una empresa, incluso aquellos que no están familiarizados con los detalles de los procesos, puedan entender de manera rápida y sencilla de qué se trata y determinar qué es lo que está bajo control y qué no lo está. En términos simples, el estatus de la operación se puede evaluar en tiempo real.
La forma más sencilla de hacer llegar tu mensaje puede ser a través de imágenes, diagramas y representaciones visuales. Tomemos como ejemplo el capacitar a contrataciones nuevas para que entiendan cómo organizar los archiveros. Una fotografía de la organización correcta con alguna otra ayuda visual como códigos de color y simbología diferente será mucho más efectiva que una descripción llana. La gestión visual le da un nuevo significado a la frase “una imagen vale más que mil palabras”.
La gestión visual comenzó en el piso de ventas de fábricas de todo el mundo, peros sus principios se aplican de igual manera en diferentes contextos: desde oficinas a tiendas de abarrotes e incluso en carreteras. Conducir es uno de los mejores ejemplos en el mundo real de la gestión visual. En la mayoría de los casos, somos capaces de conducir por el país utilizando nada más que ayudas visuales, señalamientos e indicaciones a lo largo del camino. Si nos preguntamos, conociendo la base de lo que hace la compañía para la cual trabajamos, ¿podría alguien entrar por la puerta principal y entender nuestros procesos? ¿Podrían visualizar cómo fluye el trabajo de un proceso a otro? ¿Facilitamos que nuestros empleados se destaquen al construir un ambiente de trabajo visual? Si respondimos “no” a cualquiera de las preguntas anteriores, ¡sigamos leyendo!
¿Por qué usar la gestión visual?
La gestión visual nos ayuda en:
- Identificar de manera rápida nuestras prioridades de trabajo y nuestro progreso
- Identificar el flujo de trabajo, qué cosas se hacen y en dónde se hace cada cosa
- Identificar cuando algo se hace de manera incorrecta o no se está haciendo en absoluto
- Comunicar a los empleados las métricas de desempeño vigentes
- Transmitir los estándares de trabajo
- Proporcionar actualizaciones en tiempo real a todos los involucrados en el proceso
- Reducir las juntas para discutir problemas de trabajo
¿Cómo implementar la gestión visual?
La mayoría de las instituciones ya cuentan con apoyos visuales. Éstos pueden incluir fotografías del producto o servicio, instrucciones de trabajo o señalamientos que dan instrucciones. Usualmente todos estos son útiles, pero hay veces en que las notificaciones y avisos se mezclan con el fondo, no son relevantes y son ignoradas. Entonces, ¿cómo garantizamos un enfoque efectivo y relevante en nuestra gestión visual?
Técnicas de gestión visual
A continuación, presentamos algunas de las categorías en las que se puede encontrar la gestión visual:
Señalamientos
- Áreas señaladas en pisos
- Tableros para ver los artículos que se necesitan con frecuencia en una tienda
- Ubicaciones y equipo identificado
Documentación del proceso
- Procedimientos que pueden estar representados a través de Hojas de Métodos Visuales o Guías Rápidas de Referencia (explicaciones rápidas del proceso en una página)
- Matrices de habilidades y capacitación para indicar las competencias entre los empleados
Tablas de calidad
- Tablas de desempeño (métricas basadas en indicadores clave de rendimiento)
- Estatus de la institución
- Apoyos visuales para la gestión de la seguridad
Beneficios de la gestión visual
Las empresas e instituciones que han implementado la gestión visual pueden notar diversos beneficios tangibles: los empleados reportan tener una mejor comunicación y un mejor ambiente para trabajar en equipo debido a que comparten metas que son visibles. Esto lleva a que haya una mayor participación y motivación entre los empleados. La comprobación de errores relacionados a la gestión visual trae como resultado un trabajo más productivo con menos defectos y toma de decisiones más rápida, entre otros. El propósito de todos estos beneficios es mejorar una métrica, si acaso la más importante: la satisfacción del cliente. En la siguiente entrada sobre Gestión Visual detallaremos la guía para crear nuestro propio juego de herramientas de gestión visual.
