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La Clave para la Programación Efectiva: Planea tu Trabajo y Trabaja tu Plan
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Por Dan Bursik
Vicepresidente – Mejores Prácticas
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Si has estado en el negocio tato tiempo como yo (empecé como paquetero a la edad de 16) puedes acumular muchos consejos buenos y conocimientos operacionales durante los años, especialmente si tu carrera te da la buena suerte de trabajar para gerentes grandiosos. Estoy seguro de que no soy el único que quiere ambos, pagarle de regreso todo a la industria por lo que me dio, y pagar mis propios beneficios futuros en apreciación por las sabias palabras y ejemplos que tuve de Bill, Hal, Bill, Gary, Rick, Lee, Frank, Mark, Howard, Mead, John, Gary, Gordy, Mike, Lynn, Tim, Fred, Mike, Phil, Tony, Mike y Purna. Estoy seguro de que tienen su propia lista de mentores y compañeros que han hecho una diferencia en su vida profesional. Espero que su lista sea tan larga y memorable como la mía.
En mi pasado, más de una de esas personas grabaron en mi que la clave para el éxito es planear tu trabajo y trabajar tu plan. Con el pasar de los años, me he dado cuenta que las palabras más verdaderas para el mantra de Administración Laboral nunca se han dicho.
Tu horario planificado para la siguiente o futuras semanas nunca debería ser una lista de nombres con turnos asignados. Los buenos horarios siempre tienen un plan de trabajo asociado a ellos. Los mejores planes de trabajo hacen que las mejores prácticas de tu organización informen todos los elementos de quién necesita hacer qué, cuándo y por cuánto tiempo. Como el libro de tácticas para un experto equipo de deportes, las mejores prácticas constituyen tu plan para el éxito y debería ayudar a todos en tu organización, desde veteranos experimentados hasta los nuevos empleados, a hacer su parte para que alcancen el éxito de tu marca. Ese plan incluye todas las tareas que hace que tu operación esté lista para el negocio y los servicios que mantienen alta la Satisfacción del Cliente, para retener a los clientes en condiciones más competitivas. En resumen, la clave para un horario efectivo es trabajar el plan detrás del horario y asegurarse que el trabajo correcto esté hecho por las personas correctas al momento correcto. Claro que debes asegurar que las habilidades y necesidades de los asociados sean también adheridas al horario.
Entonces, ¿por qué los buenos horarios son importantes para las operaciones de la tienda? Dejando de lado la necesidad de tener un plan efectivo, es porque los buenos horarios minimizan la varianza que tu equipo necesita para administrar todo lo que no puedes anticipar en el plan que creaste cuando construiste el horario. No es posible que tu pronóstico supiera que va a llover en la mañana con el resultado de empujar el negocio más adelante durante el día. No pudiste predecir que Julie está enferma, Sandy perdió el autobús, Scott tiene una conferencia sin planear con su maestro a la que debe llegar y la abuela de Billy murió (de nuevo), y eso te deja corto en personal con el que habías planeado atender hoy a tus clientes. Esas son las variaciones con las que debe lidiar tu equipo de tienda en la semana actual con el horario y plan de trabajo generado y publicado antes del inicio de la semana.
¿Qué que constituye un buen horario que aún funciona como base para cambios flexibles que acomoden estos eventos indeseables en la semana real? Ese es un tema que he hablado con muchas personas durante los años y que es el panorama completo detrás de estos blogs acerca de lo que necesitas en el desarrollo de mejores prácticas y pronóstico preciso para tener un horario inteligente, efectivo y flexible. Otra vez, mi conclusión es, que un buen horario requiere un plan de trabajo efectivo con flexibilidad para adaptarse a las sorpresas de último minuto. Ese plan incluye tus mejores prácticas para lograr poner a las personas correctas en el lugar correcto, hora correcta y haciendo las cosas correctas. Una vez que tengas esos pre-requisitos esenciales de mejores prácticas, necesitas un buen pronóstico preciso para preparar el plan de trabajo y horario. No puedes crear un buen horario de un mal pronóstico.
Un buen plan de trabajo y horario es el resultado de la planificación de mejores prácticas enfocada a cuál es la mejor forma de entregar tu marca en cada tienda, cada día. Entender tu marca y detallando la entrega de la marca es crítico para el éxito. Pocos formatos pueden triunfar intentando ser todas las cosas para todas las personas, y aquellos que lo intentan tienden a encontrar que son más vulnerables en todos los ámbitos. Hay una razón para que la tienda de la época de tus abuelos haya dejado de ser la elección de tienda en tu vecindario para frutas y verduras, con carrozas y látigos a fácil alcance cubiertos de polvo en los estantes. Los clientes quieren y esperan más, también quieren constancia y su lealtad es renovada o desafiada durante cada ida de compras que hacen. Así que, tus planes para dar las condiciones apropiadas de la tienda, los niveles de servicio apropiados y los productos apropiados mostrados de la mejor manera que escojas para presentarlos mejor, todos estos son elementos del plan de trabajo que tu creas. Y, sobre todo, ti plan va a decir cómo intentas poner a las personas correctas en el lugar correcto a la hora correcta haciendo las cosas correctas para validar el aprecio del cliente hacia tu marca para el negocio de hoy y el potencial del mañana.
Mientras que la habilidad de aprovechar la tecnología y el conocimiento acumulado de la ingeniería industrial aplicada ha avanzado mucho desde el día que empecé en el negocio de retail, no se hace más simple que entender el mismo concepto que mis mejores gerentes saben y me enseñaron: planea tu trabajo y trabaja tu plan.
En los próximos blogs, voy a estar abordado los temas relacionados al desarrollo efectivo de mejores prácticas, pronóstico preciso, plan de demanda laboral y programación efectiva para brindar operaciones de tienda efectivas e impulsar la satisfacción del cliente.
Manténte cerca, esta es mi oportunidad de dar a cambio hacia tu dirección también, al menos ese es mi plan.
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