Se lee en 3 minutos
Marcar entrada por un Amigo: De Gafetes a Biometría
Cualquier persona que supervise a los empleados por hora está familiarizada con el “Marcar la entrada por un Amigo,” es cuando un empleado marca la entrada o salida de un compañero permitiéndoles llegar tarde, irse temprano o incluso ausentarse todo el turno mientras se le paga por el tiempo que no estuvo en el trabajo. También existe la manera accidental cuando un empleado por error ingresa un Número de empleado que es incorrecto y resulta coincidir con el de alguien más, causando un registro faltante para esa persona en el reloj chequeador y un registro erróneo para el otro empleado.
Los empleados pueden prevenir estos problemas de diferentes maneras, las cuales tienen un costo y un grado de éxito diferente:
- Reemplazar el ingreso de una clave por gafetes elimina el Marcar la entrada por un Amigo por accidente y puede brindar algo de alivio en cuanto al que es a propósito, sobre todo cuando esos gafetes se deben llevar siempre como identificación y no están todos guardados en un estante cerca del reloj chequeador. Sin embargo, además del costo por el material para el sistema de administración de gafetes, los supervisores también deben enfrentarse a los gafetes perdidos o colocados de manera errónea causando pérdidas en la productividad.
- Ingresar un NIP (Número de Identificación Personal) para autenticar el número de empleado de algún trabajador es un enfoque de bajo costo que ayuda a eliminar los números de empleado tecleados incorrectamente, pero hace muy poco para enfrentar el marcar la entrada por un amigo intencionalmente, debido a que los empleados que son cómplices con gusto compartirán sus números de identificación entre ellos, así como lo harían con sus números de empleado o gafetes.
- La autenticación biométrica asegura que la persona haciendo el registro en el reloj chequeador sea en verdad la persona correspondiente al empleado o al número de gafete. El método de autenticación biométrica más común utiliza la comparación por huella digital, se le pide al empleado que coloque un dedo en el sensor que captura la huella y luego la convierte en una plantilla digital que se comparará con plantillas maestras registradas previamente de ese empleado. Escaneos de la geometría de la mano, de los patrones de las venas del dedo, de las de la palma, e incluso del iris o de la retina son ejemplos de otros formatos biométricos; cada uno ofrece diferentes grados de exclusividad y costos asociados. Tales sistemas, inicialmente, pueden ser costosos de implementar y el mantenimiento incluye registrar a la gente nueva, limpieza periódica del sensor y tratar a los empleados específicos cuya fisiología genera plantillas malas y/o que se oponen a la captura y almacenamiento de sus huellas digitales. De hecho, muchos estados de E.U. (Illinois, Texas y Washington) han promulgado leyes que rigen el uso comercial de la biometría, requiriendo el consentimiento por escrito de los empleados al igual que imponiendo políticas estrictas de retención y seguridad de los datos personales de los empleados.
- La vigilancia por cámaras de video puede ser la manera efectiva y menos costosa para gestionar el marcar la entrada por un amigo intencional, especialmente si el reloj chequeador se puede colocar en un área que ya cuenta con equipo de seguridad existente. El video puede ser revisado en casos específicos donde se sospecha que se realizó intencionalmente el marcar la entrada por un amigo. Por lo general las cámaras no pueden ser colocadas en lugares donde los empleados esperan de manera razonable tener privacidad y también deben ser notificados de la vigilancia, aun así, puede ser una fuerte disuasión por sí sola.
Decidir cuál es la mejor opción para tu compañía depende de muchos factores, pero una de bajo costo y bajo mantenimiento puede incluir el teclear el número de empleado seguido de un NIP para validarlo, combinado con una advertencia visible sobre cámaras de video (reales o imaginarias), puede reducir de manera efectiva ambos, el marcar la entrada por un amigo por error y el intencional.
