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Percepciones de la Programación: Terminología Importante de Programación de Horarios
Si lo que se quiere es entender el proceso de programación de horarios y discernir entre la oferta de los distintos sistemas, lo más útil es comprender algunos de los términos básicos con los que nos podemos encontrar.
Un buen horario comienza con un pronóstico. En términos simples, un pronóstico es una predicción de lo que el negocio va a necesitar. Un pronóstico de ventas predice el volumen de ventas que la tienda generará durante un próximo periodo especificado. Un pronóstico de ventas semanal predice las ventas para alguna semana cercana. Un pronóstico de ventas diario predice las ventas de un día en específico.
Pero las ventas no es la única métrica que puede encontrarse en un pronóstico. De hecho, las variedades más avanzadas de pronósticos son sobre volúmenes de trabajo o tareas en vez de solo ventas. Los volúmenes de trabajo son los volúmenes de las cosas que crean la carga laboral de los empleados. Cuando compramos abarrotes, la carga laboral de los cajeros se obtiene de los artículos que compramos y los tipos de cobro que debe realizar para procesar nuestras compras. Las ventas son solo un subproducto de esos artículos que decidimos comprar. Los artículos son lo que definen el trabajo que se necesita llevar a cabo para marcar la compra.
Definir los volúmenes de trabajo
El siguiente es un ejemplo que creo puede ser de utilidad para comprender los detonantes de volúmenes e ilustrar cómo el tener el mejor método para pronosticar los volúmenes de trabajo y utilizar los estándares de tiempo pueden optimizar nuestros resultados. Pensemos en las labores de servicio en el mostrador de carnes frías de nuestro supermercado local y comparemos tres escenarios diferentes:
- Una persona compra un paquete de 5kg de roast beef.
- Una persona compra 10 paquetes de medio kg de roast beef cada uno.
- Diez personas diferentes compraron un paquete cada uno de medio kilo de roast beef.
Si solo pronosticamos las ventas, y el Roast Beef está a .98 por kilo esta semana, entonces cada uno de estos escenarios da un total de 5kg de roast beef con ventas de .99. Pero el contenido de trabajo entre cada no de los escenarios es diferente. Si nos ponemos en el lugar del vendedor de carnes frías que debe saludar e interactuar con cada cliente y tomar sus órdenes, después rebanar el roast beef de acuerdo con las órdenes y crear los paquetes según se piden. Cada uno de estos escenarios tiene el mismo pronóstico de ventas. pero los volúmenes de la carga en realidad los dictan los clientes, los kilos y los paquetes que el vendedor de carnes frías debe procesar. Esto se conoce como volúmenes de la carga, elementos del pronóstico o detonantes del volumen. Pero quedémonos con este ejemplo porque es útil para recordar que todos los métodos para pronosticar y definir los volúmenes de la carga no son iguales.
Comprender el contenido de trabajo
Solo cuando los pronósticos identifican el verdadero volumen de la carga podemos desarrollar un entendimiento claro del contenido de trabajo con el que estamos escribiendo nuestros horarios para quedar satisfechos. Los volúmenes de la carga pueden ser artículos, kilos, cajas, camisas, etc., pero el contenido de trabajo es sobre el tiempo – horas, minutos o segundos. Una vez que se pronostica el volumen de la carga, podemos calcular el contenido laboral, o demanda laboral, utilizando los estándares laborales.
Los estándares laborales pueden ser muy básicos o muy específicos, dependiendo de cómo se desarrollen. Algunas instituciones utilizan expectativas razonables (Res) o estándares por regla del pulgar porque no tiene sistemas o recursos para crear estándares laborales más específicos o detallados. No es un mal método de inicio. Es mejor que al empleado de carnes frías se le asigne tiempo de trabajo de acuerdo con la cantidad de clientes, kilos y órdenes que debe producir en lugar de que solo se tome en cuenta el tiempo por peso/dólar vendido. Pero, en cuanto tengamos la oportunidad, tener estándares más detallados puede ser de utilidad para tomar en cuenta los tipos de equipo que se tienen, el número de pasos que se deben dar de un lugar a otro, los requerimientos de empaquetado y otras especificaciones de lo que las labores necesiten para carnes frías particularmente para calcular la cantidad correcta de manera justa. Generalmente, a los estándares con una naturaleza más destallada se les conoce como Estándares Laborales Industrializados. Un estándar laboral industrializado define cuánto tiempo toma el llevar a cabo un método específico para una unidad de volumen específica. Como nota, así como no todos los métodos de pronóstico no son iguales, ¡tampoco sirven todos los métodos para construir estándares laborales industrializados!
Aplicar los volúmenes pronosticados a los estándares de tiempo
Cuando tenemos un volumen pronosticado y un tiempo estándar para el volumen podemos multiplicar los dos para obtener lo que conocemos como tiempo neto del trabajo, también conocido como tiempo industrializado o demanda neta. Se considera que el tiempo es “neto” o “industrializado” porque mientras define cuánta labor se requiere, solo es una porción del tiempo del recurso que necesitamos para programarlo y que se lleve a cabo esta actividad.
Transformar la demanda neta en demanda del horario
Hay varias piezas faltantes entre la demanda neta para obtener la demanda del horario. Las tolerancias para descansos o cualquier otra razón por cansancio personal y retrasos no están considerados en los cálculos de la demanda neta. También, digamos que la demanda neta requiere 0.67 personas para llevar a cabo el trabajo. ¿Podemos programar a 67/100 de una persona? En la mayoría de los sistemas, la programación de los horarios se hace en un cuarto de hora, por lo que podemos redondear hacia abajo la demanda neta a 0.5 horas por el trabajo o redondear hacia arriba a 0.75. Pero ¿qué pasa si siempre debemos tener a una persona programada para esta tarea? O, ¿qué pasa si debemos tener a una persona, pero no más de dos? Estas con las restricciones de mínimos y máximos. Todos estos son ejemplos de lo que colectivamente llamamos como parámetros de la demanda laboral.
Tener un buen entendimiento de nuestros requisitos netos es crucial, pero hay procesos adicionales que transforman la demanda neta en demanda del horario. Este proceso de transformar demanda neta en demanda del horario normalmente se le conoce como dotación de personal o demanda de planeación o es parte del desarrollo del plan de trabajo.
Cubriremos todos estos términos sobre la demanda laboral a mayor detalle y vamos a discutir sobre cómo los sistemas automatizados pueden manejar la demanda laboral para poder ajustarse mejor a nuestras necesidades y optimizar nuestros horarios. Justo como en pronósticos y en estándares industrializados – no todos los sistemas hacen lo mismo, o incluso de igual manera.
Con todos estos términos básicos en mente, estamos listos para la siguiente edición de Percepciones de la Programación.
En esta serie, Percepciones de la Programación, Dan Bursik proporciona conocimiento y estrategias sobre la programación laboral efectiva en tiendas minoristas, abordando un conjunto diverso de retos y temas. Para leer la edición anterior, de clic aquí. Para buscar todas las ediciones de Percepciones de la programación, de clic aquí.
