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Planificar El Cambio: Los Elementos Para Crear Un Mejor Presupuesto
Rusty Secrist, Director de Gestión de Productos
En mi publicación anterior, hablamos sobre la necesidad de un conjunto detallado de supuestos y expectativas comunes para alinear las responsabilidades entre las partes interesadas. Es importante considerar presupuestar cambios, como nuevas ubicaciones, programas, o más competencia. El proceso debe incluir pronósticos iterativos y planificación a corto plazo a lo largo del ciclo de vida del presupuesto. En esta publicación comenzaremos a explorar los componentes clave de un buen presupuesto y cómo aprovechar crear un proceso presupuestario único en el entorno actual.
Aprovechando El Pasado, Pensando En El Futuro
Todos sabemos que elaborar un presupuesto no es fácil. Hay que entender perfectamente la situación del pasado, predecir lo que ocurrirá en el futuro y considerar agregar cualquier otro cambio previsto que pueda ocurrir.
Un presupuesto debe comenzar con datos confiables y precisos y un pronóstico exacto. En el caso de un presupuesto personal, es relativamente sencillo comprender los gastos, simplemente observando los ingresos y gastos históricos, utilizándolos como marco para crear los ingresos y gastos previstos. Sin embargo, en el comercio minorista es mucho más complicado. La previsión con datos históricos debe ser reflexiva y deliberada. Tenemos que normalizar el impacto de los eventos únicos y no recurrentes. ¿Tienes pensado remodelar las tiendas este año? No es probable. Si se han trabajado demasiadas horas extras en algunas tiendas debido a circunstancias excepcionales, ¿hay que normalizar el pago de horas extras al salario normal en el futuro? Probablemente. Todo esto forma parte de la previsión y elaboración del pronóstico base a partir del historial para el ciclo de planificación previsto.
Pronósticos: La Base De Los Presupuestos
Una vez que se han normalizado las circunstancias especiales del periodo pasado, se puede comenzar a centrarse en lo que cambiará para el siguiente periodo. Pueden ser incorporados los nuevos programas, las iniciativas de comercialización, los cambios en las tarifas laborales, y los ajustes de productividad, por nombrar sólo algunos. El año pasado vendió mucho de algo. ¿Lo hará este año? Hay muchas variables que pueden cambiar. No sólo el impacto variable de una pandemia, sino también factores típicos, pero aun así de impactantes, como fenómenos meteorológicos y cambios en la competencia, entre otras muchas variables. Las formas de comprar podrían hacer variar también los tipos de artículos comprados. La oferta y la demanda de artículos pueden inflar las ventas y provocar escasez (papel higiénico…). Los clientes pueden incluso empezar a abastecerse de más artículos enlatados y en caja en lugar de frescos y preparados.
Hay mucho que tener en cuenta. Muchas empresas intentan gestionar todas esas piezas móviles en sistemas fuera de línea, en los que cada parte interesada participa en el proceso utilizando sus propios datos. Pero no tiene por qué ser así. Su motor de pronosticar debe ser fiable y lo suficientemente inteligente como para detectar y ajustarse adecuadamente.
La inteligencia artificial en los pronósticos se está convirtiendo en una necesidad para el comercio minorista. Los motores de pronósticos disponen de un número de algoritmos que toman datos históricos, tendencias recientes y otros factores para determinar un valor previsto. Cuando estos algoritmos se ejecutan y producen un resultado, ese resultado se compara con los valores reales para determinar el grado de precisión del algoritmo. Esto se llama aprendizaje automático y es fundamental para producir un pronóstico preciso que se utiliza en el presupuesto. Un presupuesto es tan bueno como el pronóstico que se utiliza en él. Si no se utiliza ningún tipo de aprendizaje automático para elaborar la previsión, ¿cómo se puede elaborar un presupuesto preciso?
¿Se Puede Cuantificar El Trabajo?
Con la base de un pronóstico preciso de sus ventas – y de los artículos, clientes, kilogramos, cajas u otras métricas de volumen asociadas – un componente crítico adicional en la elaboración del presupuesto es comprender la mano de obra necesaria para realizar esas ventas. Vender un artículo es el objetivo, pero hay mucho trabajo para colocar ese artículo en el estante para que se pueda vender.
Un modelo de mano de obra es una herramienta indispensable para traducir las ventas (y la carga de trabajo subyacente de artículos, clientes, kilogramos, etc.) en las horas necesarias para que los empleados atiendan esas ventas según su modelo de negocio. Los mejores modelos utilizan estándares únicos para cada tienda para una mayor precisión en la planificación. Los mejores modelos de mano de obra ofrecen una visión más allá de las horas totales para las ventas del departamento y también le ayudan a entender la carga de trabajo por posición o tarea laboral para que pueda asociar las horas a las tasas de pago adecuadas.
Algunos modelos laborales y procesos de presupuestación sólo funcionan a un nivel muy alto dada la incapacidad del sistema para procesar el detalle realmente necesario a nivel de departamento y a nivel semanal. Esto coloca a una organización en una desventaja competitiva para gestionar el mayor gasto controlable de la organización. No tiene por qué ser así, y no es necesario ser un minorista del Top 10 para acceder a la potente funcionalidad del sistema para crear un mejor plan y gestionar la responsabilidad del rendimiento.
Hablemos Sobre El Salario Mínimo
La asignación de tarifas salariales a la carga de trabajo presupuestada empieza por normalizar las excepciones a partir de los datos históricos y por incorporar los cambios previstos. Pero ¿qué ocurre si el cambio es significativo, como un cambio en la combinación de horas de los asociados a tiempo completo y a medio tiempo? ¿Y si se aumenta el salario mínimo? ¿Y si quiere reducir las horas extras o pagar una prima por cierto trabajo? Todas estas son grandes preguntas, pero también cosas que hay que tener en cuenta en su presupuesto. Aquí es donde el entendimiento del contenido del trabajo a un nivel más detallado le permite asignar tarifas modeladas a partir de la experiencia histórica, pero moldeadas por las realidades que usted sabe que ocurrirán.
Planificar, Ajustar, Reaccionar Y Ajustar Un Poco Más
Como vimos con la pandemia, algunos minoristas navegaron mejor que otros. Sin embargo, está garantizado que todos los minoristas se vieron afectados. Los que contaban con sistemas que permitían a los líderes volver a pronosticar, replanificar, ajustar el gasto de mano de obra y gestionar en consecuencia, tenían una ventaja competitiva. Otros reaccionaron lo mejor que pudieron, pero no muy rápidamente o, en algunos casos, completamente.
Un sistema de presupuestación sólido debería contar con todos esos elementos para permitirle poner en marcha su mejor plan y ajustarlo según sea necesario para gestionar sus objetivos. Así pues, la pregunta es: ¿su proceso presupuestario le proporciona una ventaja competitiva o no?
