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¿Por qué la Mayoría de los Sistemas de Pronósticos se Quedan Cortos a Tus Necesidades?
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Por Dan Bursik
Vicepresidente – Mejores Prácticas
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Esta es la parte 5 de 5 de las series sobre Pronósticos de Dan Bursik. Para leer la parte 4, haz clic aquí.
Una de las cosas que el operador de tienda aprende muy rápido una vez que administra una variedad de tiendas, es que en algunas tiendas es más fácil hacer el pronóstico que en otras. Cualquier cadena que opera una variedad de tiendas en vecindarios y demografías diferentes o que opera en diferentes variaciones de formato, se da cuenta muy rápido que el negocio no fluye igual en cada tienda. Y la diferencia verdadera no es necesariamente sobre las cosas grandes: El día de Acción de Gracias sigue siendo el día de Acción de Gracias, y los otros eventos grandes en el calendario no varían mucho. La diferencia real está en el flujo del negocio por lo días del mes, el patrón de la semana y las veces del día. Ahí es donde cada tienda puede ser diferente de las demás.
Entonces, ¿por qué muchas organizaciones utilizan una metodología de pronósticos que es un enfoque encaja para todo? Muchos hacen esto y adoptan una mentalidad de «muy cerca para que las tiendas lo editen» sobre lo que quieren obtener del pronóstico. Mientras que eso es una manera de hacerlo, apoyarse en el personal de la tienda para arreglar lo que pudo haber sido un pronóstico mal informado puede ser una solución que causa más problemas que los que resuelve.
Muchos sistemas tienen enfoques limitados para el pronóstico. Algunos abdican de la función por completo y fuerzan a los usuarios del sistema a seleccionar los datos históricos e identificar las operaciones matemáticas (e.g. promedio general, promedio ponderado, tendencia sobre último año o semana seleccionada, etc.) para generar el pronóstico. Aún así, la operación que selecciones puede aplicar a todos los elementos del pronóstico (e.g. Línea de Cajas igual que Salchichonería, Carnes, Panadería, etc.). Y el un-enfoque-encaja-todo puede incluso significar que el proceso que seleccionaste para pronosticar tus tiendas suburbanas es resumidamente impuesto en tus tiendas de más adentro de la ciudad donde encaja o no. ¿Tiene sentido?
Un mejor enfoque para pronosticar es uno que te permita usar diferentes métodos en diferentes tiendas. Un enfoque incluso mejor es uno que permita diferentes enfoques a diferentes departamentos en la misma tienda, al igual que diferentes enfoques para métricas diferentes en el mismo departamento.
Debe ser lo suficientemente flexible para obtenerlo bien, pero útiles para soportar un flujo de trabajo razonable cada semana que llegue a resultados altamente confiables. Existe una variedad de razones que ciertos algoritmos funcionan mejor en algunas situaciones que otras. También es cierto que ciertos algoritmos pueden funcionar bien en semanas normales pero se quedan cortos es semanas de vacaciones que requieren transposición de historial a través de las semanas, o como día de vacaciones cae en un año contra el siguiente.
Idealmente, uno quiere ser capaz de aprovechar lo máximo de los mejores algoritmos. El truco está en saber cuál algoritmo usar para cualquier semana para obtener el resultado seguro. Como un carpintero habilidoso con su caja llena de las herramientas completas, no quieras usar un martillo cuando un cincel hace mejor le trabajo.
Aprender algoritmos es una oportunidad innovadora para mejorar la calidad y confiabilidad de tu pronostico. Uso ese termino para decir dos cosas:
- Que el algoritmo sea probado de forma regular para entender su rendimiento relativo a otros algoritmos disponibles para que el sistema pueda automatizar el proceso de selección del algoritmo correcto para cada métrica de pronóstico.
- Que ciertos elementos del algoritmo pueden ser afinados basado en la experiencia del pronóstico antes del conjunto de datos para una métrica de tienda específica dada.
Mientras que las opciones infinitas son muy poderosas, el sistema debe proporcionar opciones útiles para seleccionar. También debe usar los algoritmos correctos para cada métrica y hacer la evaluación para cada métrica en cada tienda en tu empresa. Ese es un salto muy poderoso más allá del pronóstico manual.
Mantén en mente que el objetivo es hacer el sistema más preciso, más útil al guiar a tus tiendas a través de las mejores prácticas para poner a las personas correctas en el lugar correcto a la hora correcta haciendo las cosas correctas. Puede que no sea algo muy complejo, pero es una planificación buena y sólida.
Entonces, ¿por qué la seguridad es igual de importante que la precisión? Es la diferencia en la capacidad de tu gente de si confiar en el sistema y apegarte a tus mejores prácticas. Si esa no es tu meta, entonces confórmate con cada tienda tratando de aletear lo mejor que puedan hacer. Pero, en la ausencia de las mejores prácticas, no te sorprendas si también ves preferencias de los asociados, o puntos ciegos administrativos que se arrastran hacia tu operación mientras que tu gente, con la mejor de las intenciones o no, hacen lo que sienten que necesitan para publicar el horario de la siguiente semana, haya o no un plan detrás de eso.
Si aceptas que el mejor camino para el éxito es entender tus mejores prácticas, usarlas para planear tu trabajo, crear sistemas y apoyar para facilitar tu administración para ejecutar tu plan de manera exitosa con la menor cantidad de ajustes sobre la marcha que puedas administrar, entonces el pronóstico se convertirá en el enfoque de tus sistemas y procesos de Administración Laboral. No es la única cosa que puede hacer a tu organización más exitosa para ayudar a tus tiendas a que trabajen mejor, sino también puede ser la gran diferencia de tu éxito en general. Asegúrate que tus sistemas lo hagan correctamente, hazlo bien y hazlo tan seguro para que tu gente pueda confiar en el plan que creaste y seguir tus mejores prácticas lo más parecido que se pueda.
Enfócate en lo que pueda hacer la diferencia para tu organización. Espero haberte proporcionado algunas ideas nuevas y la ventaja de mi experiencia. Ahora está en ti planear tu trabajo y trabajar tu plan.
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