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Programación: Automática vs. Manual

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Por Patrick Dittamore
Gerente de Producto
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Con tantas compañías que cambian a la programación automática, la pregunta que muchos gerentes se estarán haciendo es, «¿Cómo obtengo a las personas que quiero, las veces que las necesito programar?» Poniendo esta función clave de administración bajo el control de un sistema puede hacer que incluso los empleados más experimentados se pongan nerviosos. Algunos empleados han pasado años de su servicio trabajando a su manera hacia una posición donde tienen más control sobre sus horarios. Mientras que se entiende su preocupación, una vez que tienes el tiempo de pesar las opciones, el mérito del sistema basado en enfoques debe ganarles a todos. Veamos las opciones.

La programación manual es el proceso tedioso de tratar de poner a las personas correctas, en el lugar correcto, a la hora correcta, haciendo las actividades correctas. Muchos empleados con antigüedad piensan que la programación manual es el mejor sistema, les da a los gerentes control completo sobre quién, cuándo y por qué un empleado es programado. Utilizando la programación manual, los gerentes pueden hacer que sus favoritos obtengan los turnos que ellos prefieren tener, sin importar si la asignación tiene a la persona correcta o la hora correcta. También les da control de la distribución de horas entre empleados, días libres, rotaciones, turno nocturno, fines de semana y días festivos. Algunos de estos horarios llevan horas o incluso días para completarse, pero, al final, el que hace el horario está feliz porque él o ella tiene el control de asignar horarios como le plazca.

La programación automática o manual utiliza las métricas, ventas, artículos, clientes, tamaños de carga, grupos de actividades, etc. de tu empresa, y sale con los mejores tiempos y personas para programar en los turnos. Con el horario computarizado la emoción de programar sale del panorama, pone el trabajo donde se necesita y es extremadamente eficiente al hacerlo. Sin embargo, el sistema también puede tomar en cuenta para mejorar muchos problemas de calidad de vida para los empleados. Los sistemas de ahora son mucho más flexibles que los primeros que se desarrollaron. Muchos pueden permitir disponibilidades múltiples: una disponibilidad estándar que es el marco de tiempo más amplio de cuando un empleado puede trabajar, y una disponibilidad preferida que reduce la venta de programación cuando es posible dar el horario ideal para un empleado. Todo esto significa que un gerente puede irse un día y regresar al siguiente y encontrar un horario completo, tomando una fracción del tiempo para terminar a comparación del proceso manual.

Pero ¿las personas correctas siempre se programan para los turnos correctos? También, si pasamos la misma cantidad de tiempo moviendo el trabajo a un horario producido automáticamente, entonces, ¿Por qué hacerlo en lo absoluto? Todo se resumen en configurar correctamente tu sistema. Si el sistema está configurado propiamente y se le dio la importancia a la habilidad correcta, el horario será extremadamente cercano o libre de ediciones.

Es difícil aceptar el cambio, y cuando puede afectar las relaciones, el cambio administrativo puede convertirse en la parte más difícil de la conversación. Así que, ¿cómo se puede lograr esto para que todos estén contentos? La respuesta, para mí, es con un sistema configurado correctamente y con capacitación.

Una vez que los gerentes ven que lo que se gasta haciendo la programación manual se puede usar ahora para aumentar las ventas, mejorar la interacción con los clientes y ahorro de costos, serán atraídos «al lado oscuro.» Sé de tiendas donde los gerentes de Línea de Cajas solían pasar 30 o más horas a la semana escribiendo los horarios, y ahora les toma de minutos a algunas horas completar. El tiempo y dinero ahorrado se suman y cuando la solución final ayuda a impulsar las ganancias a través de un menor costo, mejor distribución de trabajo, empleados más felices y mejor experiencia del cliente, entonces, ¿cómo podría alguien argumentar que es una mala idea?
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