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Capacidad de reportes: ¿ cuál es su costo?
¿Alguna vez has considerado cuánto le cuesta tener malos reportes a un negocio? Sin importar el tamaño, todos los negocios necesitan varios reportes para operar de manera efectiva. El reporte de datos proporciona visibilidad del desempeño clave de los indicadores (KPI) que le ofrecen oportunidades de crecimiento y dirección a los líderes. Unificar la dirección de los departamentos en retail depende de difundir información actualizada dentro de los reportes para que los líderes tomen decisiones alineadas reforzando la visión de la compañía. Sin embargo, los problemas se presentan cuando las tecnologías y capacidades de los reportes se quedan cortas comparadas con las necesidades de los departamentos, causando más dolores de cabeza a los negocios que la eficiencia. Puede ser complicado obtener los KPI correctos en frente de los líderes adecuados cuando la funcionalidad de los reportes es rígida y restringida.
Les explicaré con un ejemplo. Una vez estuve involucrado en un proyecto de reducción de reportes. No fue un esfuerzo pequeño; involucró muchos empleados de retail dentro de departamentos múltiples. Claramente, fue un momento difícil desde el comienzo al ver el valor del esfuerzo. Sin embargo, mi opinión cambió a medida en que nos adentramos más en el proyecto. Los dos resultados con mayor impacto de reunir los reportes internos fueron el reporte de redundancias y, el más importante, el de reducción de costos. El almacén de datos, reportes de alojamiento, distribución de departamentos y los gastos de la mano de obra fueron impactantes. Antes del proyecto estos eran problemas que nuestro equipo no consideraba. Estos costos se subestimaban porque los departamentos estaban operando en silos y la comunicación sobre el tema era nula. Después del proyecto eso cambió de forma drástica. Necesitábamos unificación de los reportes para la unificación de la compañía.
Cn eso en mente, a continuación les presento algunas consideraciones para aquellos que, como yo, no habían considerado todos los costos asociados con la falta de eficiencia en los reportes, pero con deseo de cambio:
- ¿Qué reportes necesitas?
- ¿Cuál es el costo de crear, administrar y distribuir esos reportes?
- ¿Qué personas se ven beneficiadas al tener estos reportes?
- ¿El reporte se genera automáticamente o lo crea alguien?
- ¿Los datos transmitidos dentro del reporte son precisos?
- ¿El reporte transmite información viable?
- ¿La información está disponible para varios niveles de tu empresa?
- ¿Los datos son oportunos y relevantes?
- ¿Los datos tabulares son necesarios o las gráficas pueden añadir valor?
Si tus respuestas a las preguntas anteriores te dejaron con una sensación de ansiedad, podrías considerar lo siguiente: ¿debes subcontratar tus reportes? Generar los reportes en la misma empresa puede convertirse rápidamente en una actividad costosa. Abrirse a la redundancia de datos, conflictos por interpretación y gastos de trabajo pueden ser medidas disuasorias comparadas con las opciones dentro de la empresa. Trabajar con proveedores de reportes para administrar el almacén de datos, define los flujos de trabajo de los reportes, desarrolla los formatos de reportes y define una estrategia de distribución que puede ser económica. Ya sea que escojas generar los reportes en tu empresa o a través de un tercero, la mejor solución debe darte los datos cuando los necesitas.
Yendo más allá, los recursos de los mejores proveedores en el mercado tecnológico actual están utilizando soluciones web para línea de cajas llamadas paneles de control para comunicar los KPI departamentales para los usuarios. ¿Qué es un panel de control? Imagina la versión digital del panel de control de tu vehículo. Al utilizar gráficas y tablas construidas a medida, los datos en tiempo real se exponen para evaluación de tu negocio y tus líderes de departamento. Las gráficas y tablas de tus KPI designados comunican de la forma más sencilla de digerir, haciendo que cada pieza de datos sea más viable. Además, debido a que los paneles de control están diseñados en web (por ejemplo, el software como un servicio), los usuarios pueden iniciar sesión en cualquier momento en cualquier dispositivo, incluyendo opciones móviles.
En conclusión, los reportes tienen costo. A medida que tu negocio crece, puede ser muy fácil que tus gastos se salgan de control. No obstante, a través de una reflexión honesta de tus capacidades y necesidades de reportes, te puedes embarcar en un viaje para reducir la ineficiencia e implementar soluciones como la subcontratación, paneles de control y más para mejorar tu empresa.
