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El Camino hacia la Productividad: Entendiendo la Utilización
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Por Joshua Ciampini
Principal Ingeniero Industrial y Gerente de Proyecto Senior
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Si existe una pregunta común que todos los negocios comparten es, ¿cómo hacerse más productivos? La productividad puede significar muchas cosas diferentes: ensamblar más vehículos, surtir más producto, enviar más unidades o incrementar el servicio al cliente, por nombrar algunas. ¿Pero cómo sabemos dónde empezar? ¿Cómo podemos hacer que nuestra mano de obra sea más productiva? Varias veces he encontrado que es mejor empezar haciendo una sencilla pregunta:
¿Cómo gastan su tiempo los empleados?
Aunque esto parezca una pregunta básica, he visto que muchas veces que las expectativas de la administración difieren significativamente a la realidad. Es común que los empleados gasten un 30 o 40 por ciento, en crecimiento, de su tiempo no trabajando en actividades productivas. Ese es el tiempo que podría gastarse en la gestión de producto o servicio a clientes, así que, ¿podemos saber a dónde se van todas esas horas?
Para empezar, muchas organizaciones no tienen un panorama claro y cuantitativo sobre exactamente en qué se gastan el tiempo sus empleados. Claro, podemos caminar por el piso y monitorear qué está pasando, pero hacerlo sería consumir tiempo y sólo nos daría un pequeño vistazo de lo que está sucediendo. Existen muchas herramientas que pueden ser aprovechadas para ayudar a entender cómo se está usando la labor. La muestra de trabajo puede proporcionar una vista rápida e instantánea de en dónde están gastando su tiempo los empleados, se usa regularmente como una línea de base para orientar oportunidades y rastrear la mejora. Las soluciones de software, así como el Administrador de Tareas, pueden ayudar a analizar precisamente cómo los empleados gastan su tiempo en todo el día de forma continua. Contando con el conocimiento sobre cómo los empleados gastan su tiempo, hay dos grandes maneras para mejorar la productividad.
La primera es minimizando lo improductivo o las tareas sin valor agregado. No hay negocio que pueda eliminar totalmente todas las tareas sin valor agregado, pero al reconocer cuáles son estas tareas y cuánto tiempo se gasta en ellas, podemos buscar reducir la cantidad de tiempo que nos toman en la operación general.
La segunda es asegurar que los empleados estén en el lugar correcto cuando el trabajo está disponible. Muy seguido, los empleados son improductivos porque la administración no les da trabajo balanceado, mientras que otros empleados pueden estar sobrecargados de trabajo. Las herramientas como los estándares de la industria pueden ayudar a una que una organización entienda cuánto tiempo requieren las tareas para que así la mano de obra pueda asignarse de manera más efectiva.
Al final del día, entender cómo gastan el tiempo tus empleados te ayudará a permitirles ser más productivos.
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