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El Cumplimiento de Ejecución Puede Ser Más de lo que Piensas

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Por Dough Paulin
Gerente Senior
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Cuando la administración de la mano de obra industrial se mete a temas de herramientas de administración de tareas y cumplimiento de ejecución, el énfasis normalmente es sobre cómo pueden mejorar la adherencia de la mano de obra para seguir el plan prescrito. Las herramientas se anuncian como una ventana hacia lo que está pasando exactamente donde el caucho se junta con el camino, una ventana que permite que ese impulso de la ejecución operacional determine quién está actuando como lo planeado y dónde se debe aplicar acciones correctivas y asesoramiento para incrementar el cumplimiento. ¿Pero, acaso ese mensaje, el bajo cumplimiento de ejecución que infiere un problema con personas que no tienen o tienen escasa capacitación, está errando en algunos casos?

El diccionario Merriam-Webster define la Ejecución como «el acto de hacer o desempeñar algo», y Cumplimiento como «el acto de hacer lo que se te solicitó u ordenó» Juntos, podemos redactar una definición básica de Cumplimiento de Ejecución como «el acto o proceso de desempeñar algo que se te fue solicitado u ordenado hacer.» Pero ¿qué pasa si lo que se te solicitó es muy complicado, o no refleja la realidad en la que está operando tu mano de obra?

¿Deberían los gerentes de procesos y comercio tomar métricas de cumplimiento más bajas que lo esperado e inmediatamente intentar corregir a las personas, o, deberían usar esas métricas para analizar a futuro el sistema y determinar si existe oportunidad de mejora?

En el artículo de Kevin McManus, Encontrando Correcciones Efectivas (Ingeniería Industrial, Vol. 48, No.4), él afirma lo siguiente: «Las correcciones del Sistema son mucho más sustentables y tienen un alcance límite, pero siempre requieren más recursos para instalar. ¿O los tienen? Las correcciones de Sistema no tienen que ser costosas, pero ayudan si son creativas. Y, ¿conocemos realmente las entradas y salidas financieras de los errores que intentamos reducir con estas mejoras?»

Es común para las personas en administración de mano de obra hacer acciones para corregir a las personas, recordar a la mano de obra del método correcto, advertir si hay escasa adherencia, desarrollar penalizaciones para quienes no lo cumplan, en lugar de usar el análisis para identificar la raíz de la causa del incumplimiento y mejorar el sistema, además de mejorar los resultados.

Cada industria tiene tareas críticas que requieren niveles alto de cumplimiento. Ya sea una tienda de retail desempeñando revisiones de temperatura a los productos, un gran retailer respondiendo a un reclamo urgente sobre la seguridad del producto, o una operación de distribución desempeñando las inspecciones de seguridad necesarias. El desempeño óptimo en estas áreas son una necesidad, no un lujo.

Tener administración de tareas, cumplimiento de ejecución y sistema de reportes, que contengan auditorias de las mejores prácticas de la industria, listas de revisión, e inspecciones, es un set de herramientas, y lo que haces con ese set de herramientas determina el valor y utilidad del sistema y programa. Si tu organización está viendo un cumplimiento pobre en un área particular, los impactos pueden ser graves: la salud y seguridad de tus empleados y la mano de obra, primero que nada, seguido por las áreas como la de responsabilidad, satisfacción del cliente, todas las que impactan la salud y desempeño de tu negocio.

Identificar el incumplimiento es un primer paso importante y no debería ser subestimado, pero las decisiones que tomas una vez que el incumplimiento es identificado, son incluso más importantes. El incumplimiento debe ser visto como una oportunidad para promover la mejora. En el mismo artículo, McManus afirma: «La corrección de sistema produce resultados que duran más, pero normalmente no invertimos el tiempo o el tipo correcto de pensamiento para encontrar sistemas enfocados y creativos y soluciones más efectivas.»

Una vez que se identificó el incumplimiento, tu y tu equipo se deben hacerse las siguientes preguntas:

  1. ¿El sistema o proceso que estamos pidiendo que se siga es realista dentro de la operación día a día de nuestra mano de obra?
  2. ¿Existe un proceso más eficiente o sencillo que podamos prescribir para asegurar el cumplimiento de esta tarea?
  3. ¿Hemos proporcionado las condiciones óptimas y herramientas para permitir el éxito y cumplimiento para este proceso?

Más importante, tú y tu equipo, debe preguntarle a su mano de obra esas mismas preguntas y escuchar sinceramente su retroalimentación. Tu mano de obra, que ejecuta sobre el plan dentro de los límites de tus entornos reales, son los principales expertos sobre lo que en realidad está pasando donde el caucho se encuentra con el camino.

Siempre habrá casos de incumplimientos que representan los problemas de las personas, falta de capacitación apropiada, mal entendimiento sobre la importancia de seguir el método apropiado, y muchos otros desafíos administrativos, pero cuando las tendencias aumentan en el incumplimiento, el sistema podría ser en realidad la raíz de la causa. Tomar esto como una oportunidad de perfeccionar el proceso (el sistema) para una mayor facilidad de entendimiento y ejecución por la mano de obra puede ser más efectiva en analizar el cumplimiento, que intentar perfeccionar la mano de obra (las personas) por sí misma. Solo va a producir otros resultados también, incluyendo reducciones en los costos laborales, incremento de la satisfacción del cliente y reducción del volumen de negocio.

Tal vez, el cumplimiento de ejecución representa una oportunidad mayor que tu pensamiento original, después de todo.
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